El Contexto
Un fondo de private equity con base en Estados Unidos había completado la adquisición de 10 empresas en América Latina como parte de una estrategia de roll-up en el sector industrial. Las compañías operaban en Argentina, Chile, México y Brasil.
Post-cierre, el equipo de inversión enfrentaba un desafío crítico: necesitaban visibilidad consolidada de gastos y proveedores de todas las empresas para:
- Validar las proyecciones del modelo de inversión
- Identificar sinergias de compras entre las empresas
- Establecer reportes semanales para el comité de inversión
- Evaluar oportunidades de tax planning cross-entity
El Desafío
Complejidad operativa
Cada empresa tenía:
- Diferente sistema contable (SAP, TOTVS, Odoo, sistemas locales)
- Diferente moneda funcional
- Diferentes proveedores y estructuras de costos
- Diferentes procesos de aprobación y control
Restricciones del fondo
El equipo de inversión tenía claras restricciones:
- No cambiar sistemas: La migración de ERPs llevaría años y recursos que no tenían
- No interferir operaciones: Las empresas debían seguir operando normalmente
- Velocidad: Necesitaban visibilidad en semanas, no meses
- Costo controlado: No podían justificar una implementación de millones de dólares
Urgencia de información
El comité de inversión exigía reportes semanales de gastos consolidados. Sin esta visibilidad, no podían:
- Tomar decisiones de optimización
- Reportar a sus LPs
- Planificar la próxima fase de integración
La Solución
Semana 1-2: Conexión sin fricción
Implementamos una estrategia de "overlay" que no requería cambios en sistemas existentes:
- Carpetas compartidas: Conectamos las carpetas de Google Drive y SharePoint donde cada empresa recibía facturas de proveedores
- Email forwarding: Configuramos reenvío automático de emails de proveedores a direcciones de Cedalio
- Exportaciones programadas: Para datos históricos, programamos exportaciones semanales de los sistemas contables
Semana 2-3: Procesamiento inteligente
Los AI Agents de Cedalio procesaron automáticamente:
- Extracción de datos: De cada factura extrajimos proveedor, monto, fecha, líneas de detalle
- Clasificación: Categorizamos cada gasto según un plan de cuentas unificado
- Normalización: Convertimos todos los montos a USD usando tipos de cambio oficiales
- Deduplicación: Identificamos facturas procesadas por múltiples vías
Semana 3-4: Dashboards y análisis
Construimos dashboards personalizados para diferentes audiencias:
- Comité de inversión: Vista consolidada con drill-down por empresa y categoría
- CFO del portfolio: Análisis de proveedores comunes y oportunidades de consolidación
- Equipo fiscal: Vista por entidad legal para planning tributario
Los Resultados
Visibilidad en 30 días
En exactamente 30 días desde el kick-off, el equipo tenía:
- 100% de las facturas de las 10 empresas procesadas
- Dashboard consolidado actualizado diariamente
- Reportes automáticos semanales
- Alertas de gastos inusuales
$340K en sinergias identificadas
El análisis de proveedores reveló oportunidades inmediatas:
- $180K: Renegociación de contratos de logística consolidando volumen
- $95K: Eliminación de software duplicado entre empresas
- $65K: Mejores términos con proveedores de packaging comunes
Cero disrupción operativa
Durante todo el proceso:
- Ninguna empresa cambió su sistema contable
- Los equipos locales continuaron sus procesos normales
- No hubo resistencia al cambio porque no hubo cambio visible
Detección de problemas ocultos
El análisis también reveló issues que el due diligence tradicional no había capturado:
- Un contrato de servicios con renovación automática por 3 años más — cancelado a tiempo
- Facturas duplicadas de un proveedor en dos empresas
- Gastos de una categoría que no correspondían al tipo de negocio
Lecciones Aprendidas
1. La visibilidad no requiere control
No necesitas cambiar sistemas para ver qué está pasando. Una capa de inteligencia sobre los datos existentes es suficiente para tomar decisiones.
2. Los quick wins generan credibilidad
Los $340K en sinergias identificadas en 30 días justificaron el proyecto y abrieron la puerta a optimizaciones más profundas.
3. Respetar la autonomía local acelera la adopción
Al no forzar cambios en los equipos locales, obtuvimos cooperación en lugar de resistencia.
Siguiente Fase
Con la visibilidad establecida, el fondo pudo avanzar a la siguiente fase de integración:
- Implementación de workflows de aprobación unificados
- Mesa de entrada centralizada para facturas de proveedores estratégicos
- Automatización de reportes de compliance fiscal
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